Verwaltungsfachkraft (m/w/d), (Vollzeit)

Das Center für Monitoring, Analyse und Strategie (CeMAS) bündelt als gemeinnützige GmbH interdisziplinäre Expertise zu den Themen Verschwörungsideologien, Desinformation, Antisemitismus und Rechtsextremismus. Es adressiert aktuelle Entwicklungen online wie offline durch ein systematisches Monitoring und moderne Studiendesigns, um daraus fundierte wie innovative Analysen und Handlungsempfehlungen abzuleiten, die wiederum verschiedenen Akteur:innen zur Verfügung gestellt werden können. CeMAS berät Menschen aus Politik, Medien und Zivilgesellschaft.

Die Verwaltungsfachkraft unterstützt die beiden Geschäftsführer:innen dabei, eine moderne, effiziente und schlanke Verwaltungsstruktur aufzubauen und reibungslose Verwaltungsabläufe zu gewährleisten. Es besteht dabei die Möglichkeit von Anfang an die Verwaltung in einer neuen Organisation mit aufzubauen. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und nicht befristet. Die Tätigkeiten umfassen insbesondere:

  • aktive Unterstützung der Geschäftsführung bei der Entwicklung und Umsetzung einer schlanken und modernen Organisationsverwaltung
  • Allgemeine Finanzverwaltung, einschließlich der Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung und der Lohnbuchhaltung
  • Administrative Begleitung der Organisationsprojekte, u. a.
    • Verwaltung der Personalakten
    • Überwachung von Büro- und Projektbudgets
    • Abrufen und Verwalten von Fördermitteln
    • Controlling der Verwendung und Abrechnung von Fördermitteln gemäß Förderrichtlinien und -verträgen durch Prüfen von Verwendungsnachweisen auf rechnerische Richtigkeit
  • Vorbereitung der Haushaltsplanung, Vorbereitung der Aufstellung des Jahresbedarfs
  • Zuarbeiten beim Finanzcontrolling, u. a. Rechnungsprüfung
  • Umsetzung effektiver administrativer Abläufe, u. a. digitale Aktenführung sowie Datenbankpflege
  • Unterstützung bei der Kommunikation: Beantworten von Anfragen, Verfassen Memos, Präsentationen, interne und externe Kommunikation.
  • Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen und Events
  • Nach der Pandemie: Reiseorganisation für Geschäftsführung und Mitarbeitende

Wir wünschen uns:

  • Identifikation mit den Zielen von CeMAS
  • Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich, ein abgeschlossenes Bachelor- oder Fachhochschulstudium in einem relevanten Studiengang.
  • Gefestigte Kenntnisse im Gemeinnützigkeitsrecht
  • Gute Kenntnisse der Buchhaltung
  • Erfahrungen in der Fördermittel- und Projektabrechnung
  • Hohes Maß an Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten
  • Mindestens vier Jahre einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in einer gemeinnützigen Organisation
  • Deutsch auf Niveau C2 sowie Englisch fließend
  • Interesse an sozialen Themen

Wir bieten:

  • Vergütung und Leistungen in Anlehnung an den TVöD 11 Bund
  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit großem Wert auf weitere Qualifikationsmöglichkeiten
  • Möglichkeit für flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten für mobiles Arbeiten
  • Diensthandy, Dienstlaptop und Ausstattung
  • Regelmäßige Supervisionsangebote und Teamsitzungen
  • [Zukünftig] Einen eingerichteten Büroplatz in angenehmer Arbeitsatmosphäre mit Arbeitsstandort Berlin
  • Möglichkeiten anteilig mobil zu arbeiten auch außerhalb der Pandemie
  • Vergünstigungen für ein Firmenticket der BVG
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement und Zusatzleistungen aktuell in Planung
  • Ein junges Team in einem frischen Unternehmen
  • Raum für innovative Ideen, zum Lernen und sich weiterzuentwickeln

Wir leben betriebliche Mitgestaltung und Mitsprache - für einen Betriebsrat sind wir derzeit aber noch zu klein. Sobald wir die gesetzlichen Mindestanforderungen an eine Betriebsratsgründung (fünf reguläre Mitarbeiter:innen) erfüllen, wird eine Betriebsratsgründung von der Unternehmensleitung ausdrücklich unterstützt und gefördert. Wir arbeiten daran, eine barriereärmere und eine diskriminierungssensible Arbeitsumgebung zu schaffen und entwickeln uns als Organisation weiter. Daher freuen uns besonders Bewerbungen von Frauen*, Menschen mit Migrations- oder Fluchterfahrung, Schwarzen Menschen, People of Color, Rom:nja und Sinte:zza, Jüdinnen:Juden, Muslim:innen sowie Menschen mit Behinderung/Beeinträchtigung. Für Fragen wenden Sie sich bitte an jobs@cemas.io.

Aussagekräftige Bewerbungen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse/Referenzen) richten Sie bitte mit dem Betreff „Administration“ bis zum 29.04.2021 per E-Mail an jobs@cemas.io. Die Bewerbungsgespräche werden digital stattfinden.

Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen geben Sie uns die Einwilligung, die von Ihnen übersendeten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und ggf. zur Kontaktaufnahme mit Ihnen zu verarbeiten. Sie können diese Einwilligung jederzeit durch eine formlose Nachricht an uns widerrufen, uns zur Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Auskunft über deren Verarbeitung auffordern. Spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die von Ihnen übersendeten personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn, sie werden ggf. zum Zwecke der Durchführung eines Arbeits- oder Dienstvertrages benötigt.

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